Si definisce Shadow IT l’insieme delle soluzioni informatiche adottate in azienda senza l’approvazione esplicita da parte dell’organizzazione. Quando i vertici aziendali non affrontano le vere esigenze dei lavoratori questi tendono ad arrangiarsi usando WhatsApp e Telegram come strumento di comunicazione di gruppo. Nelle chat si condividono procedure operative, foto ed anche documenti, perlopiù riservati, che sfuggono quindi al controllo dell’azienda e vengono diffusi, talvolta inevitabilmente, su dispositivi personali. Analizzeremo come Microsoft Teams sia perfettamente in grado di soddisfare tutte le esigenze di comunicazione introducendo molti benefici in una realtà lavorativa complessa.
Separare il lavoro dalla vita privata
Il mondo attuale, lavorativo e non, è orientato alla connessione perenne, all’essere sempre all’erta e pronti ad intervenire. Dobbiamo riuscire a coglierne i vantaggi senza farci travolgere, tendere a separare le comunicazioni personali da quelle aziendali ed indirizzare queste ultime al solo orario lavorativo. Dato che, per poter utilizzare WhatsApp, è necessario avere un numero di telefono cellulare i lavoratori che non possiedono una SIM aziendale sono portati ad utilizzare il loro numero personale intrecciando i gruppi e le chat di lavoro con quelli personali. Con l’uso di Microsoft Teams basta l’account aziendale e l’applicazione può essere utilizzata sullo smartphone, nel pc e perfino via web con il semplice login. Per il lavoratore sarà quindi semplice chiudere l’applicazione alla fine della giornata lavorativa per riprendere i messaggi e le comunicazioni il giorno successivo. Con Teams possiamo creare gruppi di chat dove condividere foto, documenti e semplici informazioni. Ogni comunicazione e file sarà saltavo su Microsoft 365 e potrà essere fruito contemporaneamente da ogni dispositivo garantendo la sicurezza e la conformità di tutte le informazioni secondo le direttive e le esigenze aziendali.
Collaborazione avanzata
Non solo Teams è in grado di sostituire le chat di gruppo di WhatsApp ma è anche in grado di scalare la collaborazione in un ambiente più evoluto arrivando ai livelli applicativi di Telegram. Quando la collaborazione è strutturata e duratura tra le persone è meglio abbandonare la chat di gruppo ed aprire un Team per accentrare in un unico punto le discussioni, le applicazioni ed i documenti. La divisione in canali stardard tematici aiuta a separare gli argomenti mentre i canali privati aiutano a segmentare le autorizzazioni per l’accesso differenziato ai contenuti per un sottogruppo di membri del Team. Teams non è solo una piattaforma di chat ma un aggregatore di applicazioni che favoriscono l’uso dei file e fluidificano il lavoro. Se abbiamo necessità puntuali è possibile creare dei bot che compiono delle operazioni in backgroup a fronte di una chat innescata da un collaboratore. Potremo agire senza necessariamente dare un ruolo amministrativo ad un utente come, ad esempio, cambiare il numero telefonico di inoltro di una coda di chiamata tramite una semplice chat in un canale. Ci penserà l’automazione Azure, totalmente integrata con Teams, ad eseguire il cambio richiesto.
Collaborazione esterna
Spesso ci troviamo a dover collaborare con clienti e fornitori che non possiedono un account nel nostro ambiente Microsoft365 e Teams. Se i nostri partner possiedono un ambiente AzureAD potremo inserirli senza problemi in una chat di gruppo oppure in un nostro Team riproducendo, a tutti gli effetti, un ambiente identico a WhatsApp oppure a Telegram. Con alcuni partner fidati è possibile collaborare in modalità più stretta grazie alla funzionalità AzureAD B2B Direct Connect che ricorda le trust tra domini Active Directory che facevamo nei decenni passati. Se un cliente o fornitore non possiede Microsoft365 potrà iscrivere il suo account Microsoft personale a Teams e partecipare senza costi aggiuntivi ad un nostro gruppo di lavoro.
Applicazioni Microsoft e non solo
All’interno di Teams troviamo alcune applicazioni molto utili per svolgere al meglio il lavoro in gruppo, dalla piccola organizzazione dell’ufficio tramite Planner (Tasks) oppure la gestione dei turni di un servizio (Shift). Sfrutteremo appieno le semplici licenze Business Basic o Enterprise E1/F3 dove sono presenti e già pagate tutte queste micro applicazioni. Se le App native non soddisfano le nostre esigenze è possibile provare ed acquistare componenti di terze parti con una semplicità e praticità uniche. Il fornito catalogo estende il mondo della chat e della collaborazione rendendo Teams una vera e propria piattaforma applicativa basata sul cloud. Sarà quindi semplice testare un’applicazione saltando ogni impegno di spesa infrastrutturale per la preparazione; se adottata potrà essere distribuita in un attimo piuttosto che eliminata dal nostro ambiente con altrettanta velocità.
La telefonia tradizionale
Abbiamo parlato molte volte in questo blog di come sia possibile utilizzare i numeri urbani dell’azienda all’interno di Teams per poter eseguire telefonate “tradizionali” dal nostro PC. A parte la praticità e la semplicità di uso dello strumento è fondamentale rimarcare l’importanza di distribuire a clienti e fornitori il solo numero urbano evitando completamente l’uso del numero di cellulare. Daremo a tutti la sensazione della nostra presenza in ufficio anche se siamo a casa, saremo disturbabili solo con l’applicazione Teams aperta su pc o smartphone e potremo utilizzare il nostro numero urbano con la semplice connettività dati anche del nostro cellulare senza necessità di diffondere il nostro numero mobile a chicchessia.
Conclusioni
Microsoft Teams è una piattaforma applicativa di collaborazione che riesce a sostituire WhatsApp e Telegram nelle comunicazioni quotidiane coi nostri colleghi. Tramite gruppi di chat, team, telefonia tradizionale ed applicazioni avremo a disposizione un ambiente comodo e flessibile completamente slegato dal numero di telefono cellulare personale e/o aziendale. Chiudendo Teams al termine della giornata lavorativa potremo goderci il riposo e tutte le informazioni lavorative saranno finalmente gestite in sicurezza spazzando via gran parte dello Shadow IT.