Nell’autunno 2022 gli utenti attivi in Microsoft Teams hanno superato la cifra di 270 milioni e, di questi, 12 milioni comunicano quotidianamente con clienti e fornitori usando la telefonia tradizionale integrata in Microsoft Teams. Significa che i loro numeri urbani sono utilizzabili all’interno del client Teams sia in ricezione che in chiamata. In fase di progettazione e realizzazione ci troviamo di fronte agli stessi dubbi da parte dei clienti quindi formalizziamo per bene le domande e risposte più frequenti unendo le novità in arrivo nel 2023.
E’ possibile integrare il centralino esistente per mantenere entrambe le soluzioni?
Sì, per farlo è necessario utilizzare una componente aggiuntiva, fisica o virtuale, chiamata Session Border Controller (SBC). Questo apparato è in grado di parlare il linguaggio SIP mediando le comunicazioni voce tra l’operatore telefonico, il vecchio centralino e la telefonia tradizionale su Microsoft Teams. Quando le linee o il centralino non parlano il linguaggio SIP è necessario utilizzare un SBC fisico che integri le porte ISDN attraverso un gateway e si occupi di trasformare le comunicazioni telefoniche “datate” in un linguaggio più moderno e ricco di servizi. Se le linee ed il centralino sono moderne e supportano i Trunk SIP è possibile configurare un SBC come macchina virtuale onpremise oppure su un public cloud come Microsoft Azure. Questa soluzione garantisce di poter continuare a gestire tutti i servizi esistenti e di migrare poco alla volta su Microosft Teams gli utenti; essa viene indicata in ambiente complessi dove i dispositivi analogici industraili sono ancora ampiamente diffusi.
Posso eliminare completamente ogni apparato in azienda?
Sì, è possibile eliminare completamente ogni dispositivo fisico sia lato centralino che lato utente. In genere gli unici dispositivi che rimangono sono il telefono del posto operatore o degli affezionati della cornetta. Esistono dei telefoni nativi Teams che possono collegarsi direttamente in internet senza necessità di alcun apparato simil-centralino in casa; di fatto sono degli smartphone Android a forma di telefono. Le linee vengono portate dall’operatore telefonico direttamente sul cloud di Microsoft tramite offerte ad-hoc o tramite la configurazione di Trunk SIP e di SBC viruali. La soluzione senza dispositivi in casa necessita di un abbandono del servizio FAX in quanto Microsoft Teams non prende minimamente in considerazione l’esistenza di questo strumento. Nel corso del 2023 si potranno connettere direttamente a Microsoft Teams dei dispositivi chiamati Adattatore Telefono Analogico (ATA) ma, non si parla ancora di FAX.
Posso riutilizzare i telefoni esistenti?
Dipende dall’architettura scelta, tendenzialmente no in quanto i dispositivi (SIP o DECT) compatibili con Teams sono pochi e ben definiti a questo link. Se ci si dota di un SBC locale è possibile connettere telefoni esistenti, anche analogici, ma non saranno integrati con Teams (nessun servizio evoluto tipico di Teams), semplicemente comunicheranno telefonicamente. Quest’ultima soluzione è indicata per apparati DECT “datati” distribuiti a persone che non possiedono un account Microsoft365 oppure per telefoni d’area comune come magazzini, sale riunioni o aree industriali che si dotano di campane, interfoni ed amplificatori.
Se salta la linea internet in azienda posso telefonare?
Dipende dall’architettura scelta. Senza apparati in casa, dove l’operatore consegna le linee direttamente nel cloud di Microsoft, in assenza di connessione ad internet, non è possibile effettuare chiamate. Ma se l’utente ha a disposizione uno smartphone con connettività dati su rete mobile potrà aprire l’app Teams e continuare a comunicare usando la telefonia tradizionale. Quando l’azienda ha la necessità di garantire la telefonia anche in assenza di connettività internet è necessario configurare un apparato SBC locale dove l’operatore consegna le linee quindi dotarsi di una componente aggiuntiva di “sopravvivenza” chiamata Survivable Branch Appliance (SBA). Quest’ultima garantisce le comunicazioni telefoniche semplici dei singoli utenti per 24 ore in assenza della connessione internet del client Microsoft Teams sui pc/mac/mobile e sui modelli di telefono certificati. Attualmente l’apparato SBA non è in grado di gestire le chiamate di gruppo dove più utenti rispondono al medesimo numero oppure servizi evoluti della telefonia Teams in quanto, il “Virtual PBX” su Microsoft365, non è raggiungibile.
Quanto tempo ci vuole a configurare la telefonia Teams?
Dipende dall’architettura scelta, si varia da qualche giorno a poche settimane. In presenza di un SBC presso la sede del cliente la configurazione degli apparati, delle connessioni con il centralino esistente e del network hanno bisogno di una forte interazione tra le parti coinvolte. Se l’operatore telefonico porta le linee direttamente su Microsoft365 la configurazione è più veloce. In genere i tempi si allungano per questioni burocratiche dell’operatore, per una mancata organizzazione di tutte le parti coinvolte, per la consegna di eventuali telefoni Teams o per i tempi tecnici della portabilità dei numeri. Dopo le configurazioni di base e la migrazione di alcuni utenti pilota sarà necessario programmare la formazione del personale, la gestione dei servizi evoluti e le wave di migrazione massiva degli utenti.
Quindi, per finire, ho gli stessi servizi di un centralino tradizionale?
Sì, le funzionalità di gestione chiamate e di inoltro/trasferimento sono identiche. E’ presente il servizio di delega delle chiamate per il Direttore e Segretaria come i serivizi di Posto Operatore, chiamate di gruppo e IVR. Sono presenti report di qualità e di stato chiamata mentre l’amministrazione avviene completamente via web oppure con l’uso di comandi powershell. Si evidenziano alcune lacune in merito alla rubrica aziendale, che per la natura dei servizi di Microsoft365 deve essere integrata nella Global Address List di Exchange Online, e all’impossibilità di vedere le chiamate in coda per il Posto Operatore.
Conclusioni
La telefonia Teams permette di eliminare ogni componente telefonica tradizionale dalla sede del cliente spostando le chiamate telefoniche all’interno del client Microsoft Teams. Sarà possibile eliminare aziendalmente l’uso di WhatsApp come inevitabile strumento di comunicazione che le persone hanno dovuto implementare per necessità (il cosidetto Shadow IT). Le aziende che scelgono questo strumento integrano le chiamate in un’unica piattaforma di collaborazione che unisce la chat, le videochiamate, lo scambio file, i meeting e le applicazioni semplificando la vita dei collaboratori e tenendo tutto perfettamente sotto controllo.