Si dice rùbrica o rubrìca? La pronuncia corretta prevede l’accentazione piana, quindi rubrìca, che deriva del latino rubrìcam (terram), indicava l’argilla amaranto utilizzata nell’arte libraria antica per scrivere i titoli dei capitoli. Ai giorni nostri il termine viene utilizzato per indicare l’indice dei numeri di telefono comunemente chiamato lista contatti. Nella gestione di un centralino aziendale è fondamentale avere una rubrìca unica per far apparire nei telefoni il nome della persona che sta chiamando grazie alla mappatura tra il numero di telefono ed il nome della persona. Con l’avvento della telefonia in Microsoft Teams viene chiesto di avere tale funzionalità attiva in quanto presente in precedenza nei vecchi PBX.
Prima di dar seguito alla richiesta è importante capire come Microsoft Teams gestisce la lista dei contatti assieme alla casella di posta elettronica in Microsoft Exchange; faremo un tuffo nel passato per comprendere la complessità di questa risposta.
I contatti nella comunicazione unificata di Microsoft
Negli anni siamo stati abituati a scrivere i contatti personali nella mailbox in Exchange con estrema facilità, bastava un “Tasto destro – Aggiungi a contatti di Outlook” per memorizzare il nome e l’indirizzo di posta del nostro interlocutore. In seguito, con Office Communication Server, Lync e Skype for Business, avevamo anche la necessità di conoscere il numero telefonico associato all’indirizzo di posta. Ci pensava il client Lync o Skype for Business, se opportunamente configurato, ad eseguire questo allineamento tenendo presente che l’unico posto dove depositare queste informazioni era la cartella contatti nella mailbox in Exchange. Questa operazione era comandata dall’utente perchè ogni persona voleva decidere quali e quanti contatti avere nella mailbox, quali e quanti contatti avere nel client di Lync o Skype for Business per godere dell risoluzione del numero nelle chiamate in ingresso.
Con l’avvento degli smartphone e la sincronizzazione dei contatti dalla casella di posta al proprio telefonino si è completata la perfetta integrazione con l’enorme beneficio di avere in un unico punto il salvataggio di tutti gli interlocutori di posta e telefonici. Non avevamo più la preoccupazione di eseguire il backup dei contatti perchè non risiedevano più nel telefono o nella SIM. Ognuno di noi, che lavora con i sistemi Microsoft di comunicazione unificata da più di un decennio, avrà, senza esagerare, migliaia di contatti nella propria mailbox unendo, per semplicità, anche gli amici, i parenti e i conoscenti.
A fianco della rubrica personale descritta in precedenza c’è sempre stata la lista contatti aziendale che poteva contenere nome, indirizzi di posta e numeri di telefono consultabili sia dall’Outlook che dalle applicazioni telefoniche. Questa aveva alcuni limiti pratici: il contatto doveva avere per forza l’indirizzo di posta ed erano necessari privilegi particolari per scrivere in Active Directory queste informazioni. Alcuni prodotti di terze parti sopperivano al problema dei permessi ma per la gestione del puro numero di telefono senza indirizzo di posta o indirizzo SIP c’era un limite.
La rubrìca nei centralini tradizionali
Nel ventennio scorso la telefonia si è trasformata introducendo il Voice Over IP attraverso l’uso del protocollo SIP. Tra i molteplici benefici introdotti è stato possibile visualizzare il nome del chiamante assieme al numero. Questa semplice funzionalità esiste nativamente nel protocollo SIP e viene implementata nel PBX locale dell’azienda in quanto sulla linea pubblica PSTN transitano solo ed esclusivamente i numeri di telefono. Il PBX, all’arrivo della telefonata, guarda nella propria rubrica interna e popola l’INVITE del protocollo SIP con il nome della persona e, quando squilla il telefono SIP, il display visualizza entrambe le informazioni (Nome e numero di telefono). Se il PBX non è in grado di svolgere questa funzione è possibile configurare l’apparato SBC che intermedia le chiamate con l’operatore telefonico affichè l’INVITE SIP contenga questa informazione.
Negli anni le aziende si sono attrezzate per avere un unico punto dove il centralinista, l’ufficio del personale, il marketing potessero popolare la lista dei numeri di telefono aziendali con i nomi associati. Questa visualizzazione del nome rimaneva confinata solamente nel mondo telefonico aziendale che risultava completamente separato dall’ambiente di lavoro Microsoft dell’utente. Nelle aziende produttive non aveva molta importanza in quanto la maggiornaza degli operai usava un telefono condiviso e non aveva neanche un pc con una casella di posta. Talvolta, con sistemi telefonici avanzati, era possibile avere un softphone sul telefono o il pc per poter avere questa integrazione con il mondo Microsoft ma l’onere ricadeva sul software del centralino che mal si adatta alla continua evoluzione delle tecnologie cloud di Microsoft.
I contatti personali nella telefonia Microsoft Teams
Prima di entrare nel merito dell’integrazione tra i contatti aziendali e personali è bene aggiungere che Microsoft Teams possiede il proprio elenco contatti che è separato dalla mailbox ed è personale dell’utente. Attraverso Teams è possibile editare SOLO i contatti nativi in Teams mentre quelli della mailbox, gestibili dalle applicazioni di posta elettronica, sono consultabili in sola lettura. Questo non è un dettaglio da poco in quanto, tutti gli interlocutori che inserisco nei contatti o nei preferiti all’interno dell’applicazione Teams NON vengono scritti nella mailbox quindi non sono visibili nella rubrica del telefono che sincronizza la sola cartella contatti della mailbox.
I contatti aziendali nella telefonia Microsoft Teams
Dopo tutto quanto descritto torniamo al titolo dell’articolo. Nel mondo Microsoft è possibile eseguire operazioni massive su tutti gli oggetti ma non è una buona idea interferire con i contatti personali, in Teams o nella mailbox, di ogni utente. Possiamo invece interagire con Active Directory (AD) e/o Azure Active Directory (AAD) per inserire oggetti aziendali che potranno essere eventualmente importati da ogni singolo utente nella propria lista contatti. L’inserimento di un contatto aziendale in AD o AAD prevede che ci sia per forza l’indirizzo di posta ed è preferibile che il numero sia in formato E164 (+39347ecc…).
Telefonicamente parlando, capita spesso che l’autotrasportatore o il taxista non abbia l’email e che non sia nemmeno utile averla. In tal caso l’unico modo per sapere chi sta chiamando è tornare alla prima soluzione della compilazione dell’INVITE SIP con il nome tramite l’apparato SBC che consulta una rubrìca, spesso tramite una query LDAP.
Di seguito uno schema del flusso della risoluzione dei numeri e della priorità, con due note di attenzione:
- Se presente un contatto nelle rubriche degli utenti, questo ha la precedenza sulla risoluzione aziendale.
- Un utente aziendale con i numeri di telefono compilati nell’account AzureAD è equiparato ad un contatto in AzureAD.
Conclusioni
Il sistema telefonico tradizionale ha sempre gestito le identità associate ai numeri telefonici aziendali separatamente rispetto alle rubrìche che gli utenti avevano nella casella di posta elettronica. Con la telefonia ibrida di Microsoft Teams ci troviamo ad integrare questi due mondi avendo cura di conoscerli molto bene per eseguire la scelta giusta in base al contesto in cui ci troviamo ad agire. Comprendere appieno la logica di funzionamento della risoluzione del nome ci permetterà anche di eseguire una corretta analisi per la risoluzione dei problemi.