Le continue riunioni nel mondo del lavoro sono spesso un’indagine costante per individuare quelle veramente utili. Aggiungiamo anche la tensione legata alla ricerca di spazi e alla frustrante serie di email per organizzare gli incontri con persone esterne. La soluzione è FindTime, utile add-on per Outlook, che ora si trasforma diventando uno strumento nativo: Scheduling Poll (Sondaggio di Riunione).
La necessità di consultare i calendari
In un mondo ideale tutti tengono aggiornati i loro calendari nella casella di posta elettronica (!?!). Così facendo è possibile, all’interno della propria azienda, vedere se un utente è occupato nell’orario in cui vorremmo indire una riunione. Basta aprire il suo calendario con questa guida oppure usare l’assistente alla pianificazione mentre si crea il meeting.
Da notare che è possibile avere la visibilità dei calendari anche se gli utenti sono esterni ma è necessario che le due aziende si accordino con una breve configurazione reciproca chiamata Organization Relashionship su Exchange Online e/o Onprem.
Indire un sondaggio
Se l’utente è esterno alla nostra azienda, e non ci sono relazioni “informatiche” tra noi, possiamo decidere di indire una riunione entrando in gamba tesa con un irritante appuntamento al buio o far partire fastidiosi scambi di email. Al crescere dei partecipanti, decidere la data e l’ora di un meeting equivale ad eseguire un attacco di mailbombing. Per evitare questo c’è un utile strumento che sia chiama Sondaggio di Riunione o Sondaggio di Pianificazione. In pratica il vecchio e funzionale FindTime.
A questa guida si trovano i dettagli di funzionamento, in breve si inseriscono i destinatari obbligatori e facoltativi, si selezionano gli orari da proporre e, quando gli interlocutori obbligatori hanno risposto al sondaggio, viene indetto in automatico il meeting nell’orario che accontenta tutti. Il mittente potrà cambiare le condizioni del meeting col sondaggio in corso mentre i destinatari potranno proporre nuovi orari.
Consigli pratici
- Definire con precisione chirurgica i destinatari obbligatori lasciando tra i facoltativi chi non è strettamente necessario. Se si risponde ad una mail col sondaggio attenzione a spostare i destinatari mettendo in CC (Copia) i facoltativi lasciando in TO (A) solo gli obbligatori.
- Fornire almeno 3 o 4 alternative in orari e giorni diversi per cercare di accontentare tutti.
- Eseguite alcune prove prima di usarlo massivamente in quanto ci sono diverse opzioni interessanti:
○ Mettere in provvisorio a calendario le ipotesi di appuntamento per il solo mittente o per tutti.
○ Notifiche su aggiunta di date ed orari.
○ Richiesta di autenticazione dei destinatari per evitare che inoltrandolo si venga attaccati o burlati.
○ Vincolare i partecipanti. - Al termine, quando viene indetto il meeting derivante da una mail, modificare l’oggetto ed il corpo del meeting per dare le giuste informazioni a chi dovrà partecipare.
Conclusioni
Per organizzare riunioni con persone esterne all’azienda senza intasare le caselle di posta altrui è fondamentale imparare ad usare uno strumento tanto semplice quanto completo. Con il post MC688929 sul Message Center di Microsoft 365 il FindTime smetterà di funzionare negli Outlook dall’11 dicembre 2023. Già ora si presenta con la doppia dicitura per coloro che lo vedono. Verrà sostituito dalla versione nativa del prodotto. Nel mentre educhiamo gli utenti al cambio di nome con questi articoli, stiamo attenti alle distribuzioni dei client per la nuova versione e alle Integrated Apps che forziamo sui client da qui.