Teams Premium – Protezione avanzata, AI e personalizzazione dei meeting – Parte 1

Teams Premium è un add-on della licenza base di Teams, che aggiunge una serie di funzionalità interessanti a quelle che normalmente già conosce chi usa quotidianamente la soluzione di casa Microsoft come client per la collaboration. È disponibile ormai da diverso tempo, ma il rilascio in public preview della “Queues App”, funzionalità appunto esclusiva per chi ha licenza Teams Premium, è l’occasione per andare a rivedere quello che offre questo add-on.

In questa prima parte esploreremo quindi le features che vengono aggiunte al client Teams con la licenza Premium, in termini di sicurezza, protezione avanzata, personalizzazione e AI nei meeting. La seconda parte sarà invece dedicata alla nuova “fiammante” Queues App, che promette di essere una sorte di contact center “light”, e di risolvere gli annosi problemi legati ad Auto Attendant e Call Queue in Teams Phone.

Licenza

Partiamo con una premessa scontata: è necessario che ciascun utente che deve poter usufruire di funzionalità premium abbia assegnata una licenza Teams Premium. Ci sono feature “organizer-based”, ovvero è sufficiente che l’organizzatore del meeting abbia la licenza Premium per sbloccare determinate funzionalità anche per tutti i partecipanti, altre che richiedono che anche gli stessi partecipanti abbiamo una licenza, altre ancora che necessitano di licenza assegnata agli amministratori IT.

Detto che è un paragone improprio perché stiamo parlando di due prodotti diversi e con scopi diversi, il costo di una licenza Teams Premium è di circa un quarto rispetto a quella di Microsoft 365 Copilot, ed è interessante da valutare per un’azienda che ha bisogno dell’AI solo per la parte di Intelligent Recap e Live Translation nei meeting, mentre ha bisogno di aggiungere funzionalità di sicurezza e personalizzazione a Teams.

E’ possibile attivare la licenza trial di 30 giorni per valutare tutte le funzionalità e si può essere guidati nel setup iniziale tramite questo wizard Teams Premium Setup Wizard, da eseguire mentre si è connessi con un account con permessi amministrativi al tenant Microsoft 365.  

Protezione avanzata dei meeting

Ecco un elenco delle funzionalità disponibili per aumentare la sicurezza dei meeting, da applicare a riunioni confidenziali nel quale vengono condivisi contenuti che non devono essere trasmessi al di fuori dell’organizzazione.

Watermark

Se applicato, consente di visualizzare l’indirizzo e-mail dei partecipanti al meeting come sfondo nel video feed e/o nella finestra di condivisione schermo. Questo con lo scopo, nelle riunioni confidenziali, di scoraggiare l’utilizzo di screenshot per catturare la schermata e portarla al di fuori dell’organizzazione, ed eventualmente di risalire alla fonte qualora questo avvenga.

È necessario che l’opzione sia attivata tramite Meeting Policy in Teams Admin Center

Figura 1 – Abilitazione Watermark nella Meeting Policy

L’organizzatore del meeting (con licenza Teams Premium) deve abilitarlo nel momento della creazione della riunione. Il watermark sarà visibile a tutti i partecipanti, interni ed esterni, con o senza licenza Premium.

Figura 2 – Abilitazione Watermark nelle opzioni della riunione

L’immagine sotto mostra quello che viene visualizzato durante la condivisione del contenuto

Figura 3 – Visualizzazione Watermark durante il meeting

End-to-end encryption

Aggiunge un ulteriore livello di sicurezza ai meeting, garantendo che il contenuto sia criptato all’origine e decriptato alla destinazione. Nessuno (nemmeno Microsoft) ha accesso al contenuto a parte il destinatario.

Anche questa funzionalità va abilitata in Teams Admin Center, tramite Enhanced Encryption Policy.

Figura 4 – Abilitazione E2E Encryption in Teams Admin center

Per avere la feature attiva, è necessario che l’organizzatore del meeting abbia una licenza Teams Premium assegnata. Se abilitata per la riunione, questa sarà disponibile per tutti i partecipanti, anche senza licenza Premium.

Figura 5 – Abilitazione E2E Encryption nelle opzioni del meeting

All’interno della riunione, è possibile verificare l’encryption cliccando sul lucchetto in alto a sinistra. Viene visualizzato un codice, che cambia ogni volta che un nuovo partecipante accede alla riunione, e che è uguale per tutti i partecipanti

Figura 6 – Conferma attivazione E2E Encryption nella riunione

Disabilitare copia/incolla nella chat della riunione

E’ una feature che impedisce di effettuare copia/incolla della chat del meeting. Anche l’opzione “Condividi in Outlook” viene inibita. Va abilitata tramite Meeting Policy.

Figura 7 – Abilitazione opzione proibisci copia/incolla in Teams Admin Center

E l’organizzatore deve abilitarla nelle opzioni del meeting.

Figura 8 – Attivazione opzione proibisci copia/incolla nelle opzioni della riunione

L’immagine sotto mostra che cosa compare ai partecipanti che tentano di copiare il contenuto di una chat.

Figura 9 – Copia/Incolla proibito in una riunione

Opzioni “Chi può registrare” e “Nascondere il nome dei partecipanti”

Queste due opzioni (che vanno abilitate dai settings del meeting) consentono rispettivamente all’organizzatore con licenza Teams Premium:

  • di stabilire chi può avviare la registrazione di una riunione
Figura 10 – Attivazione opzione “chi può registrare”

L’ultima scelta in particolare si riflette anche sulla disponibilità di Copilot nel Meeting: se viene selezionato “Nessuno”, allora Copilot potrà essere disponibile solo durante il meeting e non alla fine.

  • di nascondere ai partecipanti i rispettivi nomi nella riunione. 
Figura 11 – Opzione “Nascondi i nomi dei partecipanti”

NOTA: non deve essere selezionato “Tutti” nell’opzione “chi può presentare”, perché chi presenta vedrà comunque i nomi.

Figura 12 – Opzione “Chi può presentare”

Sensitivity labels

E’ possibile creare in Microsoft Purview delle Sensitivity Labels da applicare direttamente ai meeting. In queste labels possono essere definiti determinati parametri, che vengono applicati direttamente alla riunione nel momento in cui si assegna l’etichetta.

L’organizzatore del meeting, oltre ad avere una licenza Teams Premium, deve avere un piano licenza che consente l’utilizzo delle Sensitivity Labels nei meeting Teams.

Il dettaglio sulle funzionalità e sulle licenze necessarie possono essere trovati a questi link

Sensitivity labels for Teams meetings – Microsoft Support

Microsoft Modern Work Plan Comparison

Di seguito alcune immagini che mostrano come attivarle e che opzioni possono essere controllate tramite questa funzionalità.

Definizione dello scopo. Quando si definisce Meetings come scope, devono essere selezionati anche files ed emails

Figura 13 – Definizione dello scope

 

Figura 14 – Scelta del tipo di protezione

Nell’immagine sotto vengono selezionati i parametri che si vogliono impostare alla riunione con questa label.

Figura 15 – Selezione dei settings da attivare/disattivare

Una volta configurate e pubblicate le label, l’organizzatore del meeting con licenza Teams Premium avrà la possibilità di impostare l’etichetta al momento della creazione del meeting

Figura 16 – Applicazione della label ad un meeting

 

Figura 17 – Settings bloccati dall’applicazione della label

E’ anche possibile definire una label di default, che verrà applicata automaticamente al meeting creato.

Meeting personalizzati

Oltre alle impostazioni di sicurezza, con Teams Premium è possibile personalizzare alcuni aspetti dei meeting.

Branded meeting

Attraverso una Customization Policy, nella sezione Meeting in Teams Admin Center, è possibile inserire il logo, i colori dell’azienda ed un’immagine di sfondo per far si che questi appaiano nella schermata di pre-join e nella lobby.

Figura 18 – Customization Policy in Teams Admin Center

E’ possibile forzare il tema custom per ogni meeting organizzato, oppure lasciare all’organizzatore l’opzione di disattivarlo quando crea la riunione.

Figura 19 – Abilitazione del tema custom nelle opzioni del meeting

Di seguito due immagini che mostrano la schermata di pre-join dell’organizzatore del meeting, con licenza Premium, e dei partecipanti, senza licenza. Per il partecipante il tema custom apparirà anche nell’eventuale lobby.

Organizzatore

Figura 20 – Schermata di pre-join per l’organizzatore

Partecipante

Figura 21 – Tema custom per i partecipanti nella lobby

Background predefiniti per l’organizzazione

Consente di utilizzare nei meeting delle immagini di sfondo stabilite dall’organizzazione. Le immagini devono essere caricate in Teams Admin Center in una Customization Policy. Per utilizzare gli sfondi definiti dall’organizzazione, i partecipanti devono avere una licenza Teams Premium.

E’ possibile definire, sempre tramite la medesima policy, che se i partecipanti non impostano nessuna immagine di sfondo, venga applicato l’effetto “blur”.

Figura 22 – Customization Policy in Teams Admin Center

Infine, tramite Meeting Policy in Teams Admin Center, è possibile stabilire che i partecipanti potranno utilizzare solo gli sfondi caricati per l’azienda (Off), o solo l’effetto “blur” (o entrambi). 

Figura 23 – Meeting policy in Teams Admin Center

Meeting Templates

E’ una funzionalità che consente agli amministratori di creare dei “modelli” di meeting, con un set di funzionalità abilitate ed altre disabilitate, per rispondere ai diversi scenari di riunioni aziendali. I vari settings della riunione possono essere bloccati, ovvero non modificabili dall’organizzatore, oppure sbloccati.

Per poter configurare i templates (tramite Meeting Templates in Teams Admin Center) è necessario che nel tenant sia presente almeno una licenza Teams Premium. I Templates possono poi essere distribuiti tramite Meeting Templates Policy assegnata agli utenti (tutti i template creati sono disponibili nella policy Global).

Per poter creare un meeting da template è necessario che l’utente disponga di una licenza Teams Premium.

Monitoraggio proattivo dei meeting

Gli IT Admins hanno la possibilità di monitorare la qualità audio, video, e di condivisione contenuti in un meeting. Particolarmente utili per utenti “vip” o per meeting particolarmente delicati (es. CDA). Configurando una regola in Teams Admin Center, è possibile essere avvisati, ad esempio tramite una card in un canale Teams, che un certo utente sta riscontrando cattiva qualità audio/video durante la riunione.

Gli amministratori hanno accesso a questa funzionalità anche senza licenza, mentre possono monitorare e ricevere avvisi solo relativi ad utenti con assegnata licenza Teams Premium.

Di seguito alcune immagini che mostrano la configurazione di un alert:

Figura 24 – Alert rules disponibili in Teams Admin Center

 

Figura 25 – Scelta delle condizioni
Figura 26 – Soglie e utenti da monitorare
Figura 27 – Modalità di notifica dell’alert

Together mode scene personalizzate

Tramite questa feature è possibile creare delle scene “personalizzate”, che saranno disponibili ai partecipanti con licenza Teams Premium quando si cambia la modalità di visualizzazione dei partecipanti in un meeting e si imposta appunto “Together mode”.

Policy packages personalizzati

Gli amministratori IT possono creare dei “pacchetti di policy con settings personalizzati da assegnare a gruppi di utenti che solvono la stessa funzione o hanno le stesse esigenze. Tutti gli utenti a cui viene assegnato un pacchetto devono possedere una licenza Teams Premium.

AI

Teams Premium aggiunge anche funzionalità intelligenti alle runioni, in particolare il recap al termine del meeting e la possibilità di avere i sottotitoli con una traduzione in tempo reale.

Intelligent Recap

E’ la funzionalità di riepilogo intelligente al termine di un meeting che consente di avere note e task sulla riunione generate dall’AI, riunione suddivisa in capitoli, timeline personalizzata di chi ha parlato nella riunione e ricerca all’interno della trascrizione. Trascrizione e registrazione devono essere abilitate nel meeting e devono essere fatte partire manualmente. I partecipanti devono avere una licenza Teams Premium

Figura 28 – Esempio di Intelligent Recap al termine del meeting

Live translation

Fornisce i sottotitoli con la traduzione in tempo reale di quello che viene detto nella riunione, attribuendo anche correttamente il parlato alle persone. Se l’organizzatore del meeting possiede la licenza, la funzionalità è disponibile per tutti i partecipanti.

Va abilitata tramite una meeting policy

Figura 29 – Abilitazione live translation in Teams Admin Center

All’interno della riunione, abilitando la live translation viene richiesto di scegliere la lingua che si sta parlando nel meeting e in che lingua visualizzare i sottotitoli tradotti. E’ possibile cambiare le opzioni in qualsiasi momento durante il meeting

Figura 30 – Live translation durante il meeting

Altre funzionalità

Oltre alle funzionalità sopra elencate, l’add-on Teams Premium sblocca altre funzionalità avanzate relative a Webinar, Town Hall e Virtual appointment, Content Delivery Network (eCDN) per Live Events, Queues APP e Places Premium.

Limitazioni

Tutte le funzionalità sopra descritte hanno delle limitazioni. I vari scenari di utilizzo, configurazione, disponibilità e limitazioni possono essere trovati a questo link Teams Premium Deployment guide

Conclusioni

Teams Premium è una valida opzione per chi vuole aggiungere features di sicurezza, personalizzazione e produttività alle riunioni, webinar e live event Teams. Grazie alla disponibilità della Queues APP, di cui parlerò più approfonditamente nella seconda parte di questo articolo, ed a breve delle opzioni premium di Places, è diventata ancora più appetibile e ha raggiunto un rapporto prezzo/funzionalità offerte interessante. La possibilità di provare tutte le features con la trial di 30 giorni, il wizard di configurazione e le guide per il deployment, davvero ben fatte, ne semplificano l’adoption e la rendono alla portata di tutte le aziende.