Una delle funzionalità più utili ed apprezzate (almeno da chi scrive) di Copilot è sicuramente quella offerta durante e dopo i meeting Teams. Durante le riunioni, con la possibilità di poter interagire con l’assistente per avere, ad esempio, un riassunto della riunione fino a quel momento, o per capire chi ha fatto una determinata proposta, o per avere dall’assistente dei suggerimenti pertinenti o eventuali domande da proporre; dopo le riunioni, con la possibilità fornita dall’Intelligent Recap (disponibile anche con Teams Premium), che permette di avere il contenuto della riunione suddiviso per paragrafi, le note, i tasks ed eventuali follow up del meeting forniti dall’AI e la timeline di chi ha parlato ed in quale momento esatto della riunione in modo da poter saltare al punto esatto della registrazione.
Copilot durante e dopo i meeting Teams
Le due tabelle di seguito elencano le funzionalità dei due scenari


Affinché queste features possano essere sfruttate al massimo, è necessario che Teams riesca a riconoscere e ad attribuire il “parlato” della riunione alle persone. Quando si tratta di utenti loggati nel proprio client Teams e che partecipano alla riunione dal loro pc non ci sono difficoltà. Il problema si pone con le riunioni “ibride” quando ci sono utenti che partecipano dal proprio Teams da remoto, e altri utenti che invece partecipano in presenza nella sala riunioni da un unico dispositivo di videoconferenza.
Fino a qualche tempo fa, questa possibilità era garantita solo se la sala riunioni era equipaggiata con un microfono intelligente, in grado di distinguere la voce delle persone e di attribuire correttamente il loro parlato all’interno della trascrizione.
La novità è che Microsoft, grazie all’AI, ha rilasciato questa funzionalità per tutti i microfoni certificati per le Teams meeting rooms on Windows. Vediamo quali sono i requisiti, come attivarla, e la differenza dell’intelligent recap offerto al termine della riunione con e senza questa opzione attivata.
Riconoscimento ed attribuzione dei parlanti in una riunione
In una riunione “ibrida”, senza il riconoscimento e l’attribuzione del parlato, il feed audio per le persone presenti nella sala verrebbe attribuito alla sala stessa (nell’esempio sotto, Conf room 1245), e non alle persone che parlano, rendendo difficile ad esempio capire chi ha detto cosa, riassumere i punti di vista di tutti, riepilogare le cose da fare, assegnare i task.
L’immagine mostra il recap alla fine della riunione, ma lo stesso comportamento lo si riscontra nell’interazione con Copilot durante il meeting.

Con il riconoscimento attivato, la Teams Rooms può identificare la voce delle persone durante la trascrizione live nelle sale riunioni, garantendo un’acquisizione vocale chiara e precisa per ogni partecipante. Questo consente di tenere facilmente traccia di chi ha detto cosa durante la riunione attraverso il riepilogo intelligente della riunione e Copilot.
L’immagine sotto mostra il recap alla fine del meeting con l’attribuzione corretta della voce ai partecipanti.

Requisiti
Requisito numero uno è quello di avere una Teams Rooms on Windows. La funzionalità è infatti, per il momento, disponibile solo per questa tipologia di dispositivo. Il rilascio per Teams Rooms on Android è previsto nel corso del 2025. La room deve esser aggiornata all’ultima versione disponibile, ed in ogni caso alla versione 5.0.111.0 o superiore. Per essere identificate, le persone devono aver fatto la registrazione del proprio profilo vocale nel client Teams personale, e devono essere state invitate alla riunione. Raccomandazione di Microsoft è che, per assicurare una trascrizione affidabile e precisa, il numero delle persone nella sala sia limitato ad un massimo di 10 (il limite attuale per il riconoscimento è in ogni caso di 20 persone).
Abilitazione delle meeting room
Per l’attivazione della meeting room è necessario un comando Powershell che modifichi la Meeting Policy assegnata alla room stessa
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity PolicyName -roomAttributeUserOverride Attribute -AllowTranscription $true
-roomAttributeUserOverride Attribute indica alla room di attribuire il parlato ai partecipanti, se questi hanno fatto impostato il voice profile nel loro Teams.
Abilitazione della registrazione del profilo voce per gli utenti
Anche per attivare la possibilità per gli utenti di registrare il proprio profilo voce è necessario un comando Powershell per modificare la Meeting Policy. Naturalmente sarà possibile modificarlo sulla policy Global qualora volessimo dare questa funzionalità a tutti gli utenti, oppure su una policy diversa qualora volessimo restringere il campo di applicazione.
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity PolicyName -EnrollUserOverride Enabled -AllowTranscription $true
-EnrollUserOverride Enabled ha l’effetto di far apparire, nel client Teams dell’utente, la possibilità di far riconoscere la propria voce (questa opzione è disabilitata di default).
Registrazione del profilo voce
Una volta abilitata la policy, nel client Teams dell’utente (nelle impostazioni, alla voce Recognition), apparirà l’opzione per creare il proprio profilo vocale. Sarà necessario leggere un breve messaggio proposto per completare la procedura. Il profilo può essere aggiornato più volte per migliorarne la qualità; tuttavia, anche registrandolo una sola volta il risultato sarà buono.

NOTA: completata questa operazione si apre possibilità di abilitare un’altra opzione in Teams, ovvero la “voice isolation” che consente, se si sta facendo una chiamata Teams da un posto rumoroso o ad esempio un open space, di isolare la propria voce e sopprimere i rumori di fondo grazie all’AI, anche se non si possiedono cuffie adatte allo scopo.
Privacy & Security
Gli utenti possono cancellare il proprio profilo voce in qualsiasi momento. Se l’account Teams viene cancellato dal tenant, i dati vocali dell’utente verranno cancellati entro 90 giorni. Il profilo vocale di un utente inutilizzato da un anno verrà cancellato automaticamente. Se un utente lascia l’organizzazione, la cancellazione dei dati seguirà le policy di retention in vigore.
Infine, i dati vocali registrati dagli utenti sono protetti con encryption at-rest ed in transito, e vengono archiviati nella stessa area dei dati in cui si trova il tenant Teams di appartenenza.
Conclusioni
Ancora una volta l’AI ci dà un grosso supporto, e grazie a questa funzionalità rilasciata da Microsoft non è più necessario avere un microfono intelligente nella meeting room per il riconoscimento e l’attribuzione vocale dei partecipanti. Copilot (e Teams Premium) possono quindi fornire un recap della riunione preciso e sfruttabile al massimo. Il riconoscimento vocale aiuta inoltre a ridurre i rumori di fondo nelle call fatte da ambienti non isolati. Non resta che provarlo!