Universal Print: la gestione della stampa attraverso il cloud – Parte 1

Mai come in questo periodo, la Digital Transformation sta influenzando il nostro modo di pensare e di fare business; le nuove tecnologie stanno ridisegnando e migliorando quella che è la value proposition di prodotti e servizi.

Ormai da tempo, le aziende necessitano di una soluzione che gli permetta di gestire e fornire in modo semplice e veloce le stampe ai propri dipendenti; per questo motivo Microsoft ha introdotto sul mercato la soluzione Universal Print.

 

Universal Print è la soluzione cloud-based di Microsoft che permette di erogare servizi di stampa direttamente dal cloud eliminando così la necessità di possedere e mantenere un’infrastruttura on-premise; l’introduzione di tale servizio in azienda consentirà inoltre di ridurre drasticamente i costi in termini di time consuming degli IT admin in quanto non sarà più necessario installare e mantenere i vari tipi di driver.

Questa soluzione fornisce anche altri vantaggi come:

  • Gestione centralizzata attraverso il portale Microsoft Azure.
  • Protezione di stampanti e documenti attraverso l’utilizzo di utenti e gruppi su Azure AD.
  • Archiviazione dei dati di stampa in conformità con le normative sulla gestione dei dati (es: GDPR).
  • Comunicazione cifrata attraverso l’utilizzo di connessioni HTTPS.
  • Possibilità di ottenere informazioni e report sul proprio ambiente di stampa.
  • Supporto da parte dei principali vendor hardware.

 

Figura 1 – Vendor Universal Print

 

Prerequisiti

Per poter adottare Universal Print è necessario disporre dei seguenti prerequisiti:

  • Sistema Windows 10 versione 1903 o successive collegato ad Azure Active Directory (supportato anche lo scenario Hybrid join).
  • Associazione agli utenti di una delle seguenti licenze (Microsoft 365 o Windows SKU):
    • Microsoft 365 Enterprise F3, E3, or E5
    • Windows 10 Enterprise E3 or E5
    • Microsoft 365 Education A3 or A5
    • Windows 10 Education A3 or A5
    • Microsoft 365 Business Premium
  • Stampante che supporti Universal Print collegata direttamente ad Internet oppure locale/di rete (nella sezione Riferimenti è possibile trovare l’elenco completo dei vendor che supportano questo tipo di funzionalità).
  • Account con diritti di Printer Administrator lato Azure Active Directory.
  • Eventuale presenza di un host (fisico/virtuale) sul quale verrà installata la componente Universal Print Connector.
  • Connettività dai device e da/dagli Universal Print Connector verso i seguenti endpoint cloud Microsoft:
    • https://login.microsoftonline.com
    • https://aadcdn.msftauth.net
    • *.print.microsoft.com

 

Installazione Universal Print Connector

Nel caso in cui le proprie stampanti locali o di rete non siano in grado di collegarsi direttamente al servizio Universal Print, è possibile installare la componente Universal Print Connector per consentire la redirection di questo tipo di stampanti.

In questa sezione, verranno riportati gli step necessari per procedere con l’installazione:

  • Accedere al sistema identificato come host con diritti amministrativi.
  • Eseguire il download del file di installazione disponibile al seguente link oppure dal portale Azure all’interno della sezione Universal Print.
Figura 2 – Download Universal Print Connector

 

  • Avviare il processo di installazione, accettare i termini di licenza e premere sul pulsante Install.
Figura 3 – Wizard Universal Print Connector

 

  • Al termine dell’installazione, premere sul pulsante Launch per avviare la procedura di configurazione.
  • Premere sul pulsante OK per confermare l’invio dei dati di diagnostica a fronte di eventuali errori.
  • Premere sul pulsante Login ed accedere con l’account Azure AD.
Figura 4 – Configurazione Universal Print Connector

 

  • Una volta completato il processo di autenticazione, procedere con l’inserimento del nome del Connector e con la registrazione di quest’ultimo su Azure attraverso il pulsante Register.

 

Figura 5/6 – Registrazione Universal Print Connector

 

  • Al termine della procedura, il nuovo connector sarà visibile sul portale Azure nell’apposita sezione Universal Print – Connectors.

 

Figura 7 – Universal Print Connector

 

Figura 8 – Dettagli Universal Print Connector

 

Registrazione e condivisione delle stampanti

La registrazione delle stampanti consiste nel processo di creazione di un record sul servizio Universal Print; prima di poter gestire una stampante attraverso questo servizio, Universal Print deve essere a conoscenza della presenza di tale dispositivo.

Questo comporta la creazione di un oggetto device su Azure Active Directory oltre alla registrazione di alcune informazioni della stampante su Universal Print.

Se una stampante può comunicare direttamente con Universal Print, la registrazione della stampante avviene attraverso la procedura fornita dal produttore della stampante; per quanto riguarda invece le stampanti che non possono comunicare direttamente con Universal Print, è necessario sfruttare la registrazione attraverso l’utilizzo del connettore creato in precedenza. Riportiamo qui sotto, gli step necessari per eseguire tale attività:

 

  • Avviare Universal Print Connector.
  • Nel caso in cui si fosse in presenza di un ambiente Windows Virtual Desktop oppure di sistemi connessi in Hybrid join, risulta necessario impostare su On il setting Enable hybrid AD configuration.
  • A questo punto, le stampanti collegate all’Universal Print Connector dovrebbero essere visibili e disponibili per essere registrate sul servizio; è comunque possibile forzare un nuovo discovery attraverso il pulsante Refresh printers.
  • Selezionare le stampanti interessate e premere sul pulsante Register;
Figura 9 – Registrazione stampanti attraverso UP Connector

 

  • Al termine del processo di registrazione, il/i device verranno visualizzati all’interno della sezione Printers.
Figura 10 – Stampanti registrate su Universal Print

 

Per consentire agli utenti di poter utilizzare le stampanti presenti sul servizio Universal Print, è necessario procedere con la loro condivisione attraverso l’assegnazione a utenti/gruppi Azure Active Directory seguendo questi semplici step:

  • Dalla sezione Universal Print – Printers, selezionare la stampante interessata e premere su Share.
  • Nel caso in cui si voglia condividere il dispositivo con tutti gli utenti, è necessario solamente attivare lo slider Allow access to everyone in my organization.
  • In alternativa, è possibile selezionare utenti/gruppi Azure AD sfruttando l’apposito campo di ricerca.
  • Concludere la procedura di condivisione premendo sul pulsante Share Printer.

 

A questo punto, per permettere ai nostri utenti di effettuare stampe attraverso il servizio Universal Print risulta necessario assegnare le stampanti condivise in precedenza sui rispettivi device.

Nel prossimo articolo, andremo ad approfondire quelle che sono le metodologie attualmente disponibile per eseguire l’assegnazione e distribuzione delle printer.

 

Riferimenti

Si riportano alcuni utili riferimenti alla documentazione ufficiale Microsoft:

 

Conclusioni

In questo articolo è stata fornita una panoramica della soluzione Universal Print che consente di centralizzare la gestione della stampa tramite un portale dedicato e ridurre i costi derivanti dalla manutenzione di questo servizio. Nella seconda parte, vedremo come erogare le stampanti condivise permettendo così ai nostri utenti di poter stampare sfruttando questa soluzione.